интересно
Главная   ->   Буква закона   ->   Как правильно уничтожать документы?

Как правильно уничтожать документы?

Как правильно уничтожать документы? Любая организация рано или поздно сталкивается с вопросом, как утилизировать документы, срок хранения которых истек. В этом вопросе необходимо быть очень внимательными, так как случайное уничтожение бумаг, которые вы еще должны были хранить, повлечет за собой штрафные санкции со стороны налоговой и других контролирующих органов. Наилучшим выходом будет обратиться в специализированную организацию, работающую с архивами. Ее сотрудники выполнят весь процесс грамотно и в короткие сроки.

Первый этап в процессе уничтожения бумаг с истекшим сроком хранения – это всегда экспертиза ценности. В ходе нее определяются сроки хранения документов согласно законодательству, и затем осуществляется выделение документов к уничтожению здесь. По итогам составляется перечень бумаг, которые необходимо утилизировать. Следует помнить о том, что если в одном деле подшиты бумаги с различным сроком хранения и уничтожению подлежит только часть из них, то дело следует расшить, извлечь документы с истекшим сроком хранения, а оставшиеся сшить заново и внести изменения в описи дел. Затем составляется акт, в котором перечисляют подлежащие утилизации документы, указывая подробную информацию о них, например, количество страниц. Этот акт подписывают сотрудники, проводившие экспертизу, а затем его согласовывают с экспертной комиссией. Когда все формальности будут соблюдены, документы отправляются непосредственно на уничтожение.

Собственно утилизацию бумаг можно выполнять тремя способами: химическим, путем сжигания или шредирования. Уничтожение на промышленном шредере сегодня – наиболее простой и популярный метод. Он позволяет обрабатывать до 2 тонн бумаги за час. Несомненное преимущество такого способа – его экологичность, так как уничтоженные документы можно затем сдать на переработку. При сжигании документов необходимо быть максимально внимательными и следить за тем, чтобы сгорело все до конца, чтобы обеспечить конфиденциальность. Обработка химическими реактивами превращает бумаги в однородную массу, однако этот способ требует больших затрат времени и чаще используется как дополнение к уничтожению бумаг при помощи шредера.

Какой бы способ вы ни выбрали, специализированная компания, занимающаяся утилизацией документов, обязана обеспечить полную конфиденциальность и стопроцентное уничтожение секретной информации. При желании на протяжении всей процедуры рядом может присутствовать сотрудник вашей компании, чтобы наблюдать за процессом и зафиксировать результат.